Podstawowe zasady przy wysyłce towaru – pakowanie i etykietowanie paczek

Pakowanie i etykietowanie przesyłek to istotne elementy związane z ich przygotowaniem do wysyłki. Ważne jest, aby towar dotarł do właściwego odbiorcy w dobrym stanie. Warto więc stosować się do podstawowych zasad umożliwiających właściwą identyfikację paczek podczas transportu. Dzięki odpowiedniemu przygotowaniu etykiet można uniknąć pomyłek, a także zapewnić przesyłce bezpieczeństwo. Sprawdź, jak zapakować paczkę i jak prawidłowo ją oznaczyć.

Pakowanie paczek do wysyłki – informacje, które znajdują się na etykietach

Firmy kurierskie mają indywidualne oprogramowanie, które odpowiada za generowanie etykiet wysyłkowych. Każdy z systemów może więc wymagać nieco innych informacji. W większości przypadków te jednak pokrywają się ze sobą, a same etykiety wyglądają podobnie. Znajdują się na nich:

• informacje adresowe – dane odbiorcy, a także jego pełny adres,
• identyfikatory przesyłki – numer przesyłki lub numer śledzenia paczki,
• data wysłania paczki,
• waga przesyłki,
• informacja, czy jest to pojedyncza przesyłka, czy składająca się z kilku paczek,
• dane dotyczące rodzaju wysyłanej paczki – standardowa, priorytetowa, krajowa, międzynarodowa.

Etykiety do wysyłki umieszczane na paczce zawierają informacje niezbędne do jej poprawnego transportu. Właściwe oznakowanie i uwzględnienie wspomnianych danych umożliwia przewoźnikowi bezproblemowe dostarczenie paczki do odbiorcy.

Jak prawidłowo przygotować etykiety do wysyłki?

Prawidłowe przygotowanie etykiet wysyłkowych to jeden z podstawowych elementów sprawnego procesu wysyłki. Na co zwrócić szczególną uwagę w tym zakresie? Przede wszystkim jest to dopasowanie formatu etykiety do wysyłki do standardów przewoźnika. Większość firm kurierskich korzysta z etykiet w rozmiarze 100×150 mm (format A6). Może się jednak zdarzyć, że Twój operator logistyczny ma inne wymagania, do których należy się dostosować.

Kolejną istotną kwestią, jeżeli chodzi o pakowanie paczek do wysyłki, jest typ etykiety wysyłkowej. Najpopularniejsze, a tym samym najczęściej wykorzystywane, są warianty samoprzylepne. Ich zastosowanie sprawia, że nie ma konieczności używania taśmy klejącej, co oszczędza czas i znacznie usprawnia cały proces. Dobrą praktyką jest wybieranie etykiet wodoodpornych, które nie blakną pod wpływem wilgoci, deszczu czy śniegu. Korzystając z innego rodzaju etykiet, warto dodatkowo umieszczać je w specjalnych kieszeniach ochronnych, które są przezroczyste. Umożliwiają one odczytanie danych, a dodatkowo zapewnią właściwą ochronę podczas transportu.

Jak zapakować towar szybko i sprawnie przy konieczności oznaczenia każdej przesyłki? Kluczowa w tym zakresie może być sama automatyzacja procesu. Ważnym elementem jest podajnik do etykiet. Wyposażenie firmy w tego typu sprzęt znacznie poprawia wydajność, ułatwia etykietowanie paczek i oszczędza czas, który można przeznaczyć na ważniejsze działania.

Sprzęt niezbędny do etykietowania przesyłek

Pakowanie paczek często wymaga wyposażenia firmy w dodatkowy sprzęt. Żeby możliwe było sprawne etykietowanie przesyłek, podstawą są specjalne drukarki etykiet. Urządzenia tego typu warto dopasować do indywidualnych potrzeb. Co warto wziąć pod uwagę przed ich wyborem? Przede wszystkim takie aspekty, jak:

• rozmiar etykiet,
• liczba wydruków, które wykonuje się każdego dnia,
• kompatybilność z innymi urządzeniami i oprogramowaniem przedsiębiorstwa,
• dodatkowe funkcje.

Nie bez znaczenia jest też technologia druku. W tym zakresie możliwe jest dopasowanie sprzętu do druku termicznego lub termotransferowego. Warto także uwzględnić producenta wyposażenia. Obecnie jednymi z najpopularniejszych na rynku są drukarki ZEBRA, drukarki CITIZEN oraz drukarki GODEX.

Rodzaje etykiet do wysyłki

Podczas pakowania paczek ważne jest użycie odpowiedniego rodzaju etykiet. Ma to ogromne znaczenie z uwagi na trwałość nadruku, zwłaszcza w sezonie jesienno-zimowym. Wówczas przesyłki są narażone na wilgoć i działanie niekorzystnych warunków atmosferycznych. Etykiety do wysyłki dzielą się na trzy rodzaje:

• termiczne,
• termotransferowe,
• foliowe.

Etykiety termiczne wykorzystują technologię, która sprawia, że nie ma potrzeby stosowania tuszu czy innego barwnika. Nadruki są nanoszone na papier termiczny z użyciem ciepła. Najpopularniejsze na rynku są papierowe etykiety ECO i TOP. Pierwszy z wymienionych typów jest wariantem podstawowym. Z kolei etykiety TOP są nieco bardziej odporne na wilgoć. Niestety jedne i drugie są dość podatne na blaknięcie pod wpływem ciepła, promieni słonecznych czy innych czynników zewnętrznych. Jeszcze innym rodzajem etykiet termicznych są warianty bez podkładu, które określa się mianem linerless. Są one dostępne w rolkach etykietowych. Tym, co je wyróżnia, jest fakt, że wpływają na zwiększoną wydajność produkcji. Proces etykietowania z ich wykorzystaniem jest łatwy i szybki. Takie etykiety generują również zdecydowanie mniej odpadów, są więc przyjazne dla środowiska.

Etykiety termotransferowe są trwalsze od etykiet termicznych. Do ich wykonania niezbędne są specjalne taśmy termotransferowe. Generuje to dodatkowe koszty, ale jednocześnie sprawia, że nadruki są zdecydowanie bardziej wytrzymałe w starciu z czynnikami zewnętrznymi i wilgocią. Ten rodzaj etykiet występuje w wariancie półbłyszczącym i matowym.

Foliowe etykiety znajdują zastosowanie w różnych branżach. Sprawdzają się w przemyśle chemicznym, spożywczym i farmaceutycznym. Zdarza się, że wykorzystuje się je także w transporcie i logistyce. Ich ogromną zaletą jest doskonała odporność na wilgoć, promieniowanie UV, substancje chemiczne czy uszkodzenia mechaniczne. Są one zdecydowanie trwalsze w porównaniu z etykietami papierowymi. Nie są jednak pozbawione wad. Zwykle ich koszt jest większy niż etykiet termicznych i termotransferowych.

Etykietowanie paczek – najlepsze miejsce dla oznaczenia

Wiele osób zadaje sobie pytanie: jak zapakować paczkę i gdzie najlepiej umieścić etykietę? Okazuje się, że ma to ogromne znaczenie. Prawidłowe etykietowanie paczek ułatwia pracę kurierom i sprawia, że proces ich dostarczenia przebiega sprawniej.

Najlepszym miejscem na umieszczenie etykiety wysyłkowej jest górna powierzchnia paczki, tak, aby była ona przyklejona na płasko. Dzięki temu wszelkie informacje i kody kreskowe są dostępne do łatwego odczytania i zeskanowania. W przypadku etykiet samoprzylepnych teoretyczne nie ma konieczności stosowania taśmy klejącej. Jeżeli jednak jest to etykieta termiczna, to w niektórych przypadkach istotne może okazać się jej zabezpieczenie za pomocą specjalnego rękawa plastikowego. Tego typu działanie ma znaczenie zwłaszcza w przypadku przesyłek międzynarodowych, które mają do pokonania długą drogę, zanim dotrą do odbiorcy.

Etykiety specjalne – dodatkowa ochrona paczki

Jak zapakować paczkę, która zawiera przedmioty delikatne, nietypowe lub bardzo wartościowe? W takich przypadkach pakowanie paczek odbywa się z wykorzystaniem specjalnych etykiet. Informują one przewoźnika o tym, że należy zachować szczególną ostrożność w trakcie transportu i doręczania przesyłki. Wyróżnia się kilka najczęściej spotykanych opcji, jeżeli chodzi o etykiety ostrzegawcze, a są to:

• „Uwaga szkło” lub „Fragile” (ang. delikatne) – taka etykieta ostrzega firmę kurierską o tym, że wewnątrz paczki znajduje się delikatna zawartość podatna na uszkodzenia. Oznaczenia logistyczne tego typu stosuje się np. do przesyłek z wyposażeniem kuchennym (zastawą), elementami dekoracyjnymi ze szkła lub ceramiki, lustrami czy elementami kabin prysznicowych;
• „Tą stroną do góry” – tego typu oznaczenie jednoznacznie wskazuje, która strona paczki powinna być skierowana do góry. Stosowanie się do zalecenia, które znajduje się na etykiecie, może mieć duże znaczenie dla towarów, które są wrażliwe na położenie np. elektronika, produkty chemiczne, wyroby farmaceutyczne czy rośliny;
• „Dokumenty w środku” – takie etykiety ostrzegawcze wskazują na to, że w przesyłce znajdują się dokumenty, które warto chronić przed wilgocią i czynnikami zewnętrznymi. Jeżeli do danego odbiorcy kierowanych jest kilka paczek, to może on także zdecydowanie szybciej zlokalizować, w której z nich znajdują się dokumenty, na które czeka.

Pakowanie paczek do wysyłki jest kluczowym etapem w procesie logistycznym firm wysyłających różnego rodzaju towary do klientów. Jednym z najważniejszych elementów w tym zakresie są natomiast etykiety. Ich prawidłowe przygotowanie, a także późniejsze umieszczenie na przesyłce pozwala na identyfikację i bezproblemowe dostarczenie przesyłki do odbiorcy. Poza tymi aspektami sam typ etykiety do wysyłki minimalizuje ryzyko utraty danych o paczce i wskazuje na to, jak należy się z nią obchodzić. Każda ze wspomnianych kwestii przekłada się natomiast na efektywność przedsiębiorstwa i zadowolenie klientów.